Оформление представительских расходов. Образец положения о представительских расходах в бюджетном учреждении Образец положение о представительских расходах предприятия

Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в приказе о подотчетных лицах. Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.

Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):

• оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
• расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
• затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
• оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.

Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита - 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.

Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.

Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.

Приказ может выглядеть следующим образом:

Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году

Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.

Данный документ содержит сведения:

• название хозяйствующего субъекта;
• заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
• дата составления документа и месторасположение субъекта;
• цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
• обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
• дата и время мероприятия;
• перечисление запланированных рабочих моментов;
• назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
• указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
• виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.

В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.

Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема.

Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры. Оба документа обязательно утверждаются директором компании.

Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании. В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.

Оформление итогов деловой встречи

По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.

В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.

Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.

Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.

Образец оформления

Образец приказа на представительские расходы 2017 — скачать.

Документальное оформление представительских расходов

Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как "отшумит веселье".

Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.

Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.

Разумные принципы

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).

Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

С одной стороны, это действительно преимущество.

Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.
3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.
8. Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.
9. Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
10. Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Напомним эти реквизиты:

• название документа;
• дата составления;
• наименование организации, которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

• дату деловой встречи или приема;
• место проведения этого мероприятия;
• программу мероприятий;
• состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
• цель проведения мероприятия;
• сумму предполагаемых расходов.

По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией — партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера.

Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например , цели проведения официального приема могут быть следующие:

1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).

Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки "проведение переговоров" и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.

Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

• заключенными договорами;
• подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
• деловой перепиской.

Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?

Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

На наш взгляд, такая позиция не является верной.

В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

Первичные документы

После проведения представительских мероприятий кадровый работник — организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.

1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.

Эти продукты списываются на основании:

• товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12;
• накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.

1. Транспортное обеспечение участников приема.

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

• двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
• счет на оплату транспортных услуг;
• счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
• путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

• путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
• авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

1. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

• счетами;
• договорами на оказание услуг;
• заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.

1. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

1. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Пример 1 .

Утверждаю
Генеральный директор
ООО "Оранта-М"
Петров
——— П.П. Петров
(подпись)
11.01.2007
——————
(дата утверждения)

Акт о списании представительских расходов на официальный прием представителей ЗАО "Фаст Винд" 05.01.2007

Ответственный Федосов
за проведение мероприятия ————- Ф.Ф. Федосов
(подпись)
Иванов
Директор кадровой службы ————- И.И.

Иванов
(подпись)
Козырев
Главный бухгалтер ————- К.К. Козырев
(подпись)

Можно ли учесть чаевые

Возникает еще одна интересная проблема при проведении мероприятия вне стен организации — учет чаевых. Ни для кого не секрет, что помимо обеда или ужина в ресторане принимающей стороне в соответствии с общепринятыми нормами этикета приходится давать чаевые официанту. Конечно, никаких оправдательных документов в этом случае сотрудник представить не может, ведь сумма чаевых не включается в счет и не является оплатой услуг ресторана.

Если речь идет о работнике, который представляет интересы компании во время деловой встречи, то организация может компенсировать его расходы на чаевые официанту на основании его заявления и распоряжения руководителя организации.

Возникает вопрос, как учитывать подобные расходы? Так как сумма возмещения включается в налогооблагаемый доход сотрудника, то целесообразно сумму чаевых увеличить на величину НДФЛ, которая будет удержана с работника. Для этого сумму чаевых необходимо разделить на 87 процентов. В этом случае работник ничего не потеряет.

Если же речь идет об уплате чаевых из корпоративного кармана, то, поскольку их сумма не подтверждается документально, учесть в составе представительских расходов эти затраты нельзя.

Пример 2 . Сотрудник ЗАО "Роза" проводит встречу с деловыми партнерами. Официальный прием был организован в ресторане. После делового ужина сотрудник дал официанту чаевые в размере 500 руб.

На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя ЗАО "Роза" организация компенсировала ему расходы на чаевые с учетом НДФЛ в размере:

500 руб. : 87% = 500: 0,87 = 574,71 руб.

Компания относит эти расходы на прочие расходы.

* * *

Итак, существует масса насущных проблем, связанных с представительскими расходами и их отражением в документации компании. Но за основу вы можете взять приведенный выше порядок. Если же ревизоры придут с проверкой, то этот порядок можно объяснить, ссылаясь на внутренние документы компании — устав, положение о работе в компании и т.д. Очень важно не забыть: любой порядок документирования представительских расходов лучше "закрепить" на бумаге. Тогда организация и проведение корпоративных мероприятий не будут головной болью ни для вас, ни для вашего бухгалтера.

К.А.Либерман

HR-консультант

Как составляется приказ о представительских расходах

Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ. Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат. Образец приказа можно скачать ниже.

К числу представительских расходов можно отнести затраты подотчетного лица на проведения различных мероприятий, встреч партнеров, деловых бесед, организация проживания гостей компании, их питания (например, завтраки, обеды с представителями контрагентов), траты на перевозку гостей фирмы до места их проживания, затраты на услуги переводчика для иностранных гостей.

Денежные средства для произведения подобных мероприятий выдаются в подотчет представителю компании на основании его заявления, обосновывающего траты. После согласования заявления с руководителем и подтверждения отсутствия долгов по ранее выданным авансовым суммам подотчетное лицо может получить денежные средства на представительские расходы.

Компания может установить нормы подобных трат на год вперед, ограничив размеры расходов нормами по различным видам представительских затрат. Приказ может быть издан в отношении конкретного мероприятия, которое нужно организовать компании, например, приказ об организации переговоров.

Как оформить приказ о представительских расходов

Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки.

В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо. Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.

Скачать образец приказа о представительских расходов на 2018 год — ссылка.

Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого.

1. Провести указанное мероприятие — указываются сведения о событии, которое нужно организовать, дате и месте его проведения, а также перечень лиц, которые должны данное мероприятие подготовить, именно этим лицам выдаются на руки средства на представительские расходы, связанные с указанным событием;
2. Сведения о программе проведения мероприятия, которым нужно руководствоваться назначенным лицам;
3. Производить представительские траты с учетом составленной для данного мероприятия сметы;
4. Подготовить документацию ответственными лицами о проведенном мероприятии и потраченных средствах — обычно отводится срок не более трех дней на подготовку отчетов, акта списания денег и прочие бумаги;
5. Оформить списание представительских расходов на основании документов, представленных ответственными лицами, в бухгалтерском учете, данное распоряжение обычно отдается главному бухгалтеру;
6. Назначить лицо, ответственное за контроль исполнения приказа.

Такой распорядительный бланк утверждается руководителем, после чего с ним знакомятся все проименованные в нем ответственные лица под роспись.

Скачать образец

Образец приказа о проведении переговоров — скачать.

“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, 2010, N 9

Представительские расходы. Как избежать ошибок при их отражении?

Финансово-хозяйственная жизнь бюджетных учреждений невозможна без осуществления представительских расходов. Обсуждение возможного договора с потенциальными партнерами во время делового обеда, угощение принимаемых делегаций чаем, кофе, конфетами — все эти приемы позволяют повысить эффективность проводимых переговоров. Как правильно отразить представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете и избежать нареканий со стороны контролирующих органов? Ответ на этот вопрос вы узнаете из нашей статьи.

Представительские расходы: определяем понятие

Чтобы избежать ошибок при отражении представительских расходов, следует четко представлять, какие затраты можно отнести на данную расходную статью. Актуальность определения этого понятия во многом обусловлена и тем, что руководители вкладывают в него гораздо больший смысл, чем это предполагает действующее законодательство.

Начнем с того, что определения представительских расходов в бюджетном законодательстве нет, поэтому обратимся за соответствующими разъяснениями к Налоговому кодексу.

Подпункт 22 п. 1 ст. 264 НК РФ относит к представительским расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества.

Примечание. К представительским налоговое законодательство относит расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

Однако более полное и подробное определение дает п. 2 ст. 264 НК РФ: здесь к представительским относятся расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Также п. 2 ст. 264 НК РФ приводит, насколько это возможно, подробный перечень расходов, относящихся к представительским:

— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

— буфетное обслуживание во время переговоров;

— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, во время проведения представительских мероприятий.

Однако ситуации, возникающие в реальной жизни, зачастую не регламентированы нормами НК РФ.

Какие еще расходы можно отнести к категории представительских? Ответ на поставленный вопрос постараемся извлечь из разъяснений главного финансового ведомства:

— расходы на переговоры не только с существующими клиентами, но и с потенциальными (Письмо Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759);

— расходы на переговоры не только с юридическими, но и с физическими лицами, в том случае, когда последние являются потенциальными клиентами организации (Письмо Минфина России от 27.05.2009 N 03-03-06/1/351);

— расходы на переговоры с физическими лицами — клиентами организации, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов и иных аналогичных мероприятий) (Письмо Минфина России от 27.03.2009 N 03-03-06/2/64);

— расходы на организацию официальной встречи с клиентами в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176). По мнению Минфина, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров (сделок). При этом ст. 5 ГК РФ признает обычаем делового оборота сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет.

Аналогичная позиция представлена и в более поздних разъяснениях Минфина России (Письмо от 26.03.2010 N 03-03-06/2/59).

Также Минфин говорит о том, какие расходы нельзя учесть как представительские:

— расходы на оплату проживания участников иностранной делегации (не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ) (Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235);

— затраты на проживание в гостинице официальных лиц — деловых иностранных партнеров, которые приехали на официальную встречу в целях установления и поддержания долгосрочного сотрудничества (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115);

— расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176);

— расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала (п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли) (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).

Представительские расходы: подтверждаем документально

Все расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете в обязательном порядке должны быть подтверждены документально. Каких документов достаточно будет для подтверждения? Мнение специалистов Минфина России о составе документов, подтверждающих представительские расходы, содержится в Письме от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26. Согласно положениям указанного Письма такими документами признаются:

— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

— смета представительских расходов;

— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются цель представительских мероприятий, результаты их проведения и иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Смета расходов должна включать в себя:

— время и место проведения мероприятий;

— состав участников мероприятий;

— величину расходов на прием и обслуживание делегаций.

После осуществления всех предусмотренных сметой расходов составляется отчет, в котором указываются все произведенные представительские расходы, а также цель, результаты, дата и место проведения представительских мероприятий, их программа. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Если товары (услуги) на представительские цели приобретены подотчетным лицом, то подтверждающими являются первичные документы, выданные соответствующими организациями указанному подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

Стоит отметить, что, по мнению судебных органов, наличие сметы для подтверждения таких расходов не обязательно (Постановление ФАС СЗО от 14.01.2008 по делу N А56-338/2007).

После осуществления представительских расходов налогоплательщик также составляет акт об их осуществлении, утверждаемый руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

Если же подтверждающие документы отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, осуществленные расходы представительскими не признаются.

Об этом, в частности, сказано в Письме Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26. Поддерживают специалистов Минфина и судебные органы.

Так, в Постановлении ФАС УО от 24.03.2005 N Ф09-971/05-АК рассмотрена кассационная жалоба налогоплательщика на решение арбитражного суда и апелляционной инстанции о неправомерности решения налогового органа. Судами сделан вывод, что осуществленные налогоплательщиком расходы на прием и обслуживание иностранной делегации нельзя считать представительскими, так как подтверждающие произведенные расходы документы не оформлены в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ.

Представительские расходы: определяем размер

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В соответствии с гл. 25 НК РФ перечень расходов, относимых к оплате труда, определен в ст. 255 НК РФ. Стоит отметить, что, в отличие от Инструкции N 148н <1>, перечень расходов на оплату труда в ст. 255 НК РФ гораздо шире.

———————————
<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Для расчета предельного размера представительских расходов надо брать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).

На основании п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ при расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода. Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда в целях обложения налогом на прибыль увеличится.

Значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.

Из всего сказанного можно сделать вывод: сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны бюджетным учреждением при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены им соответствующим образом в последующих отчетных периодах текущего календарного года (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Для справки. В соответствии со ст. 285 НК РФ налоговым периодом по налогу на прибыль признается календарный год, а отчетным — I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.

Отчетными периодами для налогоплательщиков, исчисляющих ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли, признаются месяц, два месяца, три месяца и т.д. до окончания календарного года.

Пример 1. В федеральный научно-исследовательский институт с 12 по 16 марта 2010 г. для проведения конференции с целью обмена опытом приглашена делегация из Германии, состоящая из 12 человек. Оплата приема и обслуживания иностранной делегации произведена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, не облагаемых НДС. Общая сумма расходов составила 32 175 руб., в том числе:

— официальный прием в ресторане (12 чел. иностранной делегации + 3 чел. принимающей стороны) — 7800 руб.;

— заключение договора с высшим образовательным учреждением на оказание услуг переводчиков (3 чел.) — 6000 руб.;

— буфетное обслуживание иностранной делегации во время конференции (12 чел. + 3 переводчика) — 1875 руб.;

— заключение договора на транспортное обслуживание делегации — 15 000 руб.;

— посещение иностранной делегацией драматического театра — 1500 руб.

Фонд оплаты труда за 3 месяца 2010 г. (январь — март) в федеральном научно-исследовательском институте составит 700 000 руб.

Исходя из положений ст. 264 НК РФ к представительским расходам федерального научно-исследовательского института будут отнесены официальный прием делегации, оплата услуг переводчиков, буфетное и транспортное обслуживание, то есть для целей налогообложения расходы на прием и обслуживание иностранной делегации будут учтены в сумме 30 675 руб. (7800 + 6000 + 1875 + 15 000). Расходы на посещение театра не будут учитываться в целях исчисления налога на прибыль, так как согласно п. 2 ст. 264 НК РФ они относятся к расходам на организацию развлечений, отдыха.

С учетом того, что произведенные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации превышают установленные нормативы для исчисления налога на прибыль в сумме 28 000 руб. (700 000 руб. x 4%), в целях налогообложения представительские расходы будут приняты в пределах норматива. Сверхнормативные расходы в размере 2675 руб. (30 675 — 28 000), которые не были признаны федеральным научно-исследовательским институтом при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены в последующих отчетных периодах текущего календарного года.

Представительские расходы: отражаем в бухгалтерском учете

В соответствии с Письмом Минфина России от 05.02.2010 N 02-05-10/383 “О направлении Методических рекомендаций по применению классификации операций сектора государственного управления“ учет представительских расходов и расходов протокольного характера согласно законодательству РФ, расходов, осуществляемых при приеме и обслуживании иностранных делегаций (на оплату найма жилого помещения, питания, проведения официальных приемов (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), буфетного обслуживания, мероприятий культурной программы, бытового обслуживания, услуг переводчиков, сувениров и памятных подарков, услуг залов официальных лиц и делегаций в аэропортах и на вокзалах, аренды помещений, транспортного обеспечения), осуществляется по статье 290 “Прочие расходы“ КОСГУ.

Несмотря на специфический характер затрат, бухгалтерский учет представительских расходов довольно банален и сводится в основном к отражению операций по договорам возмездного оказания услуг и расчетам с подотчетными лицами.

Расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц могут быть произведены как за наличный, так и за безналичный расчет.

Оплата представительских расходов наличными денежными средствами осуществляется путем выдачи денег в подотчет и отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами“ и кредиту счета 201 04 610 “Выбытия из кассы“. После осуществления представительских расходов принятие их к бухгалтерскому учету отражается по дебету счета 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материальных запасов готовой продукции (работ, услуг)“ и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000.

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. Предположим, что оплата услуг транспортной организации и переводчиков в сумме 21 000 руб. произведена с лицевого счета федерального научно-исследовательского института. Остальные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации на общую сумму 11 175 руб. оплачены за счет наличных денежных средств. Лицевой счет обслуживается в ОФК.

В бухгалтерском учете федерального научно-исследовательского института операции отразятся следующим образом:

————————————-T————T————T———-¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
¦Выданы под отчет денежные средства ¦2 208 18 560¦2 201 04 610¦ 11 175 ¦
¦на представительские расходы ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Списаны расходы на прием и ¦ ¦ ¦ ¦
¦обслуживание иностранной делегации: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- в части расходов, относимых на ¦2 106 04 340¦2 208 18 660¦ 9 675 ¦
¦себестоимость товаров, работ, услуг;¦(статья 290 ¦ ¦ ¦
¦ ¦КОСГУ) ¦ ¦ ¦
¦- за счет средств, остающихся после ¦2 401 01 130¦2 208 18 660¦ 1 500 ¦
¦уплаты налога на прибыль (расходы ¦(статья 290 ¦ ¦ ¦
¦на посещение театра) ¦КОСГУ) ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Оказаны транспортные услуги и услуги¦2 106 04 340¦2 302 18 730¦ 21 000 ¦
¦переводчиков ¦ ¦ ¦ ¦Выдача новогодних подарков детям сотрудников

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2019 году и приведем образец проводок.

Мероприятия

К представительским расходам относятся затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или участников совета директоров, владельцев бизнеса.

При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2019 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов - потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Общепринятые разрешенные затраты

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
3. Услуги и затраты на буфет.
4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление 2019

Конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

1. Место и дата проведения мероприятия.
2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

• на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
• на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
  К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

1.1. Настоящее положение определяет порядок формирования и расходования средств, выделяемых на представительские расходы организации, порядок проведения представительских мероприятий и предоставление отчетности по ним.

1.2. Основной целью проведения представительских мероприятий является либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации.

1.3. Представительские расходы - это расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Виды представительских расходов

2.1. Организация самостоятельно определяет время, место, бюджет и порядок проведения представительских мероприятий.

2.2. Расходование средств на проведении представительских мероприятий может производиться по следующим направлениям:

2.2.1. расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;

2.2.2. транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

2.2.3. буфетное обслуживание во время переговоров;

2.2.4. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

3. Финансирование представительских расходов

3.1. Источником формирования представительских расходов являются доходы, полученные организацией от предпринимательской деятельности.

3.2. Представительские расходы по источнику финансирования относятся на расходы организации, связанные с уставной деятельностью.

3.3. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода не могут превышать 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

3.4. Контроль за соблюдением предельных размеров представительских расходов осуществляется бухгалтерской службой организации.

4. Порядок использования и учета средств на представительские расходы

4.1. Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель организации издает приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей приглашенной организации.

4.2. В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и со стороны организации, и со стороны приглашенных.

4.3. Также в бухгалтерию должна представляться утвержденная руководителем организации смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов.

4.4. После утверждения сметы представительских расходов лицу, ответственному за проведение мероприятия, в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

4.5. В течение трех дней с момента окончания мероприятия ответственный за его проведение составляет отчет о произведенных представительских расходах с приложением к нему первичных расходных документов и вносит в кассу неизрасходованные денежные средства.

4.6. Отчет о произведенных представительских расходах представляется в комиссию для проведения проверки правомерности списания представительских расходов.

4.7. Расходы, связанные с оборудованием места проведения мероприятий, к представительским расходам не относятся. Приобретенные материальные ценности подлежат приходу и отражаются в бухгалтерском учете организации.

4.8. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы устанавливается приказом по организации.

4.9. Состав и суммы расходов, относимых на уменьшение налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль, определяются в соответствии с действующим налоговым законодательством РФ.

4.10. Иные расходы, связанные с проведением представительских мероприятий, осуществляются за счет средств, остающихся в распоряжении организации после налогообложения.

При определении налога на прибыль не следует забывать о ст.270 НК РФ, в соответствии с п.42 которой представительские расходы, превышающие установленный норматив — 4% от расходов на оплату труда, — не учитываются в целях налогообложения. Указанная норма не применяется в отношении представительских расходов осуществляемых бюджетными организациями за счет целевых поступлений на ведение уставной деятельности. Такой вывод содержится в Письме МНС России от 29.01.2002 N 02-2-10/6-8951. Еще раз напомним: чтобы подтвердить произведенные расходы и учесть их в целях налогообложения, первичные учетные документы должны соответствовать требованиям п.2 ст.9 Федерального закона N 129-ФЗ, то есть содержать все обязательные реквизиты.

Составляем положение о представительских расходах — образец

O`FТK3▐-┼5д)WJ э╗A╧▓щпOС═C,»3МЬЫ─~МnФdfтSo3░а@A░Wо╜.┼U/VЩ=V=$IёУSbЁ-B║@.»⌡@YQ█╓а≥Г╛МdOvШ VPХ_yнJgxЦR▐g`М9#о’t/]╤▓е=+бГЬV4├вЗ=3;Sщи╙gЗпытя9пZя≥ ыДКiЛ°╩╘ЙлCф╨БЮXU⌡сы&жYkН≥┤╘⌠Uоec²иф:⌠█574≈▐у╨═^jmОпё╬╚aq,■█иТшрМРvу╖╘}5ЭWГX╞СBв┐HwцХ ⌡|Уa3VUZWZг╙ХW UYьSц#Uн▐У╨■Н╘R╘ьФ╚гzgс╙Fz╛#ж╞?⌡═s╪n]Л\;cКM╪·жSj=┤,)мб:^:R©g▐дl╠.пп9пжжД\уХ╒EЭ √ё╛Яx│╪ ▄#█┘╘8R,─+` э©│M╟^│}П)|Ъ║^z3╫⌠C_╒{И.дUs]эnЦъБ©≈Ф ┤J╩J_▌≤Fт▒эх ▒ШFчр╣D▀О$п╨.

Положение о представительских расходах

В бухгалтерском учете данные расходы не выделяются в отдельную категорию, но классифицируются как прочие расходы в числе тех, что относятся к обычным видам деятельности.
Порядок осуществления представительских расходов, их учета и формирования отчетности по ним может утверждаться в отдельном внутрикорпоративном положении.

Оно может быть самостоятельным локальным актом или же частью учетной политики компании.

Представительские расходы бюджетной организации

Внимание

Представительские расходы организации, согласно указанной статье, квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Датой осуществления представительских расходов в этом случае считается дата утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ).
В соответствии с нормами, установленными ст.264 НК РФ, к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Расходование бюджетных средств на указанные цели производится строго по нормам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.03.1994 N 222 «О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями» (далее — Постановление N 222).

Инфо

В бухгалтерском учете представительские расходы независимо от источника их финансирования отражаются в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации <* по ст.290 «Прочие расходы».

<* Приказ Минфина России от 10.12.2004 N 114н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации».

НК РФ может быть представлена:

• затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
• транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
• предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
• оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии,
• прочими затратами.

Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией.

Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль - в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.

Образец положения о представительских расходах в бюджетном учреждении

Во-первых, расходы на проведение приема (первая составляющая представительских расходов) и буфетное обслуживание (третья составляющая представительских расходов) не заменяют друг друга, поэтому в расходы на проведение указанных мероприятий включаются и иные затраты, непосредственно связанные с ними (в том числе и аренда помещений).

Во-вторых, по содержанию первого предложения абз.1 п.2 ст.264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы независимо от места проведения указанных мероприятий (расширительное условие).

Положение о представительских расходах в бюджетном учреждении

В соответствии с ним представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы определяется в соответствии с перечнем, определенным ст.255 НК РФ, который намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете в соответствии с новой Инструкцией по бюджетному учету <** по счету 030201000 «Расчеты по оплате труда».

Положение о представительских расходах в бюджетном учреждении образец 2017

В избранноеОтправить на почту Положение о представительских расходах — образец этого документа вы можете скачать на нашем портале — является важнейшим локальным нормативным актом в фирмах, которые регулярно проводят различные официальные мероприятия.
В чём заключается специфика его составления? В чём сущность представительских расходов и их учета? Документальное подтверждение представительских расходов Положение о представительских расходах: структура документа Приложения к положению о представительских расходах Итоги В чём сущность представительских расходов и их учета? Рассматриваемая категория расходов в соответствии с подп.
22 п. 1, а также п. 2 ст.

Положение о представительских расходах - образец этого документа вы можете скачать на нашем портале - является важнейшим локальным нормативным актом в фирмах, которые регулярно проводят различные официальные мероприятия. В чём заключается специфика его составления?

В чём сущность представительских расходов и их учета?

• затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
• транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
• предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
• оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии,
• прочими затратами.

Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией. Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль - в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. К расходам на оплату труда относятся, в частности:

• зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
• отчисления в государственные фонды;
• отпускные.

Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ.

В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек. Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности.

При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:

• на материальные затраты;
• расходы, которые связаны с оплатой труда;
• социальные отчисления;
• амортизационные отчисления;
• прочие затраты.

Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты. Их перечень организация устанавливает самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

Совершение представительских расходов в целях уменьшения налоговой базы должно быть документально подтверждено. Изучим то, каким образом может решаться эта задача.

Документальное подтверждение представительских расходов

Отметим, что ранее Минфин (письмо от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) рекомендовал предприятиям применять в целях подтверждения представительских расходов такие документы, как:

• приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
• смета соответствующих расходов;
• отчет об осуществлении представительских расходов.

В более свежем письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.

При этом в письме ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:

• актами о списании расходов;
• программами официальных мероприятий;
• договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.

В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД от 26.02.2006 № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.

Изучим его специфику подробнее.

Положение о представительских расходах: структура документа

Документ может быть представлен следующими основными разделами (блоками):

2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.

3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.

4. Устанавливающим территорию, места проведения официальных мероприятий.

5. Устанавливающим перечень субъектов, которые могут выполнять ведущую роль в проведении соответствующих мероприятий.

6. Устанавливающим перечень представительских расходов - в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

7. Устанавливающим порядок применения соответствующих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы, также с учетом положений НК РФ.

8. Определяющим перечни документов, используемых предприятием в целях учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

9. Устанавливающим нормативы (или лимиты) по основным представительским расходам.

10. Устанавливающим порядок определения величины расходов, по которым не установлены соответствующие нормативы или лимиты.

11. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

12. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий.

13. Устанавливающим порядок взаимодействия сотрудников, которые отвечают за проведение соответствующих мероприятий, учет и отчетность по ним.

14. Устанавливающим порядок учета расходов в рамках представительских мероприятий и формирования отчетности по ним.

15. Устанавливающим порядок осуществления расчетов по расходам в рамках официальных мероприятий.

16. Устанавливающим порядок взаимодействия фирмы с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами в рамках проведения официальных мероприятий.

В случае если фирма утверждает положение о представительских расходах, то документы для их подтверждения должны будут составляться на основе форм, принятых в качестве приложений к этому положению.

Как они могут выглядеть?

Приложения к положению о представительских расходах

Соответствующими приложениями могут быть:

• форма приказа или распоряжения руководителя фирмы об организации официального мероприятия, предполагающего осуществление представительских расходов;
• типовые формы договоров с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами на оказание услуг, которые необходимы в целях проведения тех или иных официальных мероприятий.

• форма сметы представительских расходов;
• форма отчета об осуществлении соответствующих расходов;
• форма акта о списании расходов;
• типовые программы проведения тех или иных официальных мероприятий;

Положение может быть утверждено:

• в качестве самостоятельного локального нормативного акта;
• в качестве приложения к учетной политике предприятия.

Ознакомиться с образцом положения о представительских расходах вы можете на нашем портале:

Итоги

Представительские расходы могут использоваться организацией в целях уменьшения налоговой базы в размере, не превышающем 4% от расходов по оплате труда (которые определяются в соответствии с положениями ст. 255 НК РФ). Перечень представительских расходов утвержден в подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. В бухгалтерском учете данные расходы не выделяются в отдельную категорию, но классифицируются как прочие расходы в числе тех, что относятся к обычным видам деятельности.

Порядок осуществления представительских расходов, их учета и формирования отчетности по ним может утверждаться в отдельном внутрикорпоративном положении. Оно может быть самостоятельным локальным актом или же частью учетной политики компании.

Узнать больше об учете представительских расходов вы можете в статьях: