Какие обязанности у кадровика? Ведение кадрового делопроизводства от а до я Что нужно знать кадровику из трудового кодекса.

В настоящее время, наверное, ни одна профессия не имеет такого спектра названий, как профессия кадровика. В Едином квалификационном справочнике можно отыскать семнадцать должностей, которые так или иначе связаны с кадровой работой. Такое обстоятельство заставляет задуматься об отличиях этих должностей друг от друга, о функциональной нагрузке каждой из них. Особенно актуально и остро звучит сегодня вопрос о том, что должен прописать для себя в должностной инструкции рядовой инспектор по кадрам. Обязанности этого сотрудника мы и постараемся рассмотреть максимально подробно.

Значение отдела кадров

Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.

В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.

Численность кадровых работников

Наименования и количество подразделений службы по управлению персоналом зависит от размера предприятия, его традиций и специфики деятельности. При этом должны учитываться размеры организации, направление бизнеса, стратегические цели предприятия, стадия его развития, численность работников и приоритетные задачи в работе с персоналом.

В крупных организациях кадровая служба может включать несколько отделов. Например, отдел заработной платы, отдел занятости, отдел обучения и развития, отдел делопроизводства и учета. В небольших организациях все функции кадровой службы может выполнять лишь один специалист - инспектор по кадрам, обязанности которого на самом деле должны включать минимальный перечень функций: кадровое делопроизводство и подбор персонала.

Специалисты службы

Во главе отделов или служб персонала обычно стоит менеджер среднего звена: начальник службы, отдела, который подчиняется директору по персоналу. Отделы могут быть разбиты на более мелкие единицы – группы или секторы, возглавляемые руководителями, которые подчиняются начальникам служб.

На предприятиях среднего бизнеса (численность работников 100-1000 человек) устройство кадровой службы чаще всего предполагает наличие таких сотрудников:

• специалист по делопроизводству;
• специалист по трудовому праву;
• специалист по подбору персонала;
• менеджер по развитию и обучению,
• тренер, или тренинг-менеджер;
• менеджер по льготам и компенсациям;
• менеджер по корпоративным мероприятиям.

В более мелких организациях (численность работников до 100 человек) почти все функции данных сотрудников - это должностные обязанности инспектора по кадрам.

Требования к кадровику

Конечно, все вышеперечисленные должности не способен совместить один единственный специалист – инспектор отдела кадров. Обязанности этого сотрудника в первую очередь связаны с кадровым делопроизводством. Поэтому при приеме на работу к потенциальному кандидату на данную должность предъявляются относительно невысокие профессиональные требования.

Квалификационный справочник информирует, что инспектор по кадрам обязан иметь среднее специальное образование (при этом не имеет значение его стаж работы) или же среднее образование (при этом требуется специальная подготовка и наличие профессионального стажа не менее трех лет).

Инспектор по кадрам: обязанности

Итак, функции данного специалиста следующие:

• ведение учета личного состава предприятия;
• оформление различных кадровых операций (приема, перевода, увольнения);
• оформление и ведение личных дел сотрудников, внесение изменений в них;
• учет, хранение и заполнение трудовых книжек;
• учет трудового стажа;
• оформление справок о трудовой деятельности работников (прошлой и настоящей);
• оформление карточек пенсионного страхования и других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам и их семьям, компенсаций и льгот;
• учет предоставления отпусков, осуществление контроля над тем, как составляются и соблюдаются графики отпусков.

Подбор персонала

Обязанности инспектора отдела по кадрам зачастую включают подбор персонала на вакантные должности. Эта работа связана с размещением информации в различных источниках об имеющемся вакантном месте, в том числе сотрудничество по этому вопросу со службой занятости населения, назначением и проведением собеседований с разъяснением претенденту характера вакансии, условий труда и уровня заработной платы, определением общего уровня претендента на вакантную должность, его стажа и степени профессионализма.

Нередко должностные обязанности инспектора отдела кадров предполагают проведение конкурсных отборов среди специалистов, претендующих на свободное место. Кадровик разрабатывает мероприятия по подбору персонала и контролирует прохождение будущими сотрудниками испытаний, установленных при заключении с ними трудового договора.

Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам

Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:

• подготовку необходимых материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
• изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
• подготовку документов к сдаче в архив;
• контроль за трудовой дисциплиной;
• организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
• организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
• разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
• оформление служебных удостоверений и их выдачу;
• формирование и эффективное использование кадрового резерва.

Воинский учет

Многие работодатели считают, что функциональные обязанности инспектора отдела кадров включают воинский учет сотрудников предприятия. Согласно Постановлению Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г. «Об утверждении Положения о воинском учете», число работников, осуществляющих данную деятельность, должно быть прямо пропорционально количеству сотрудников, подлежащих учету.

В частности, на предприятии, где на воинском учете состоит менее пятисот граждан, учет ведет один работник, исполняющий данные функции по совместительству. Таким образом, инспектор по кадрам в организации, где численность стоящих на воинском учете не превышает пятьсот человек, может заниматься воинским учетом, но только при условии внутреннего совместительства. А при большем количестве человек, подлежащих учету, для этих целей должна быть выделена отдельная штатная единица.

Работа кадровиков в условиях кризиса

В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.

Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Отдел кадров: подробности для бухгалтера

• Увольнение за прогул: спорные моменты

  Коллег) не дали результата. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность... Л. С приказом ознакомлены: – руководитель отдела кадров Иванова С. Н.; – заведующий терапевтическим... отсутствия. Объяснительную просим предоставить руководителю отдела кадров Ивановой С. Н. Если письменное... проведению служебной проверки». Составлен: руководителем отдела кадров Ивановой С. Н. в присутствии... ним работница также отказалась. Руководитель отдела кадров Иванова С. Н. Достоверность...

• Обходной лист: практика применения

  Он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... он не представит в бухгалтерию (отдел кадров) подписанный обходной лист. Насколько данная... задолженности по несданным книгам; в отделе кадров о сдаче полиса ДМС; в... включают такие отделы, как бухгалтерия, отдел кадров, склад и др. Как правило... заявления об увольнении гражданского служащего отдел кадров выдает увольняемому обходной лист (приложение...

• Работник передумал работать на новом месте? Как аннулировать трудовой договор и трудовые отношения

  00 минут. Мы, нижеподписавшиеся начальник отдела кадров Волкова О. Н., главный бухгалтер... 06.2019 № 24-к. Специалисту отдела кадров Гордеевой М. В. направить уведомление... настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волкову О. Н. Основания: ... Докладная записка начальника отдела кадров Волковой О. Н. от 24 ... Ильин С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Волкова, О. Н. Волкова 26 ... необходимости получить трудовую книжку в отделе кадров МКУ «Горводоканал». Вы также...

• Как совместителя сделать основным работником?

  Работу По информации, имеющейся в отделе кадров, Вы уволились с основного места... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной ответственностью... кодекса № 20 Российской Федерации. Специалист отдела кадров Конева Общество с ограниченной Ответственностью...

06.09.2018 предоставить в отдел кадров справку медицинского учреждения, подтверждающую факт... исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Егорову В. Д. Основание: личное... .) (подпись) (Ф. И. О.) Начальник отдела кадров Егорова В. Д. __________ /________________________ ... сдать кровь и обратился в отдел кадров с вопросом о том, какой...

• Что делать, если работник пропал без вести?

  2019 г. Мы, нижеподписавшиеся: инспектор отдела кадров Петрова Елена Дмитриевна, секретарь Мишина... . Подписи лиц, составивших акт: Инспектор отдела кадров Петрова Е. Д. Петрова Секретарь...

• Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

  В действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи... в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи...

Итак, вы пришли в новую организацию. В первую очередь…

…сделайте опись существующих кадровых документов

В идеале нужно бы провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко, даже в крупных организациях кадровые документы не передаются по акту. Больше того, новый работник часто вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы:

• название дела (например, «Приказы по личному составу»);
• крайние номера документов в деле (например, с 1-лс от 11.01.2014 по 26-лс от 03.09.2014);
• особенности оформления (эта колонка особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы).

Кстати, такая опись нужна при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связна с ведением определенного массива документов.

Можно ли обойтись без описи? Да можно, конечно. Но тогда все косяки предыдущего работника не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я» будут восприниматься негативно. Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в компании и станет отправной точкой вашей работы.

Итак, описали все хозяйство, которое вам досталось в наследство от прежнего работника, теперь…

… определяем, что необходимо исправить в первую очередь

Я уже о кадровых документах, которые должны быть у каждого работодателя. Для удобства загляните в таблицу . Здесь собраны все документы, которые упоминаются в ТК РФ, это основной массив кадровой документации.

Определите по таблице, какие документы (дела) должны были бы присутствовать в вашей новой компании, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Все на месте? Отлично, тогда приступаем к следующему этапу. Если вы обнаружили, что каких-то документов нет (обязательного локального акта, журнала регистрации, графиков и т.д.), то придется их оформлять и постепенно вводить.

В этой связи хочу высказать свою личную позицию, которая не совпадает с распространенными рекомендациями. Я не советую вновь принятому кадровику восстанавливать документы, которые должен был сделать, но не сделал его предшественник, задним числом. Достаточно оформить нужные бумаги в реальном времени.

Например, нет Правил внутреннего трудового распорядка. Не стоит составлять и утверждать его прошлым годом или датой приема первого работника. За этим шагом последует целая череда фальсификаций: нужно будет собрать подписи работников в листах ознакомления в том порядке, в каком они принимались, каким-то образом восстанавливать подписи уволившихся работников. Я не вижу в этом никакого смысла. Более того, работники утвердятся во мнении, что все документы составляются только «для галочки», они не являются регламентами для них, поэтому и соблюдать их не обязательно. Такой вот психологический финт.

Начните все делать правильно с того момента, когда вы приступили к работе. Возможно, что на исправление недостатков в кадровой работе потребуется некоторое время, иногда несколько недель. Это нормально, невозможно все сделать сразу.

Итак, начиная работу по оформлению недостающих обязательных документов….

… приглядитесь к проведению кадровых процедур

Наличие правильно оформленных документов – это только полдела в кадровой работе. Не менее важно проводить кадровые процедуры в соответствии с законом. Кадровых процедур много: отбор персонала, оформление приема на работу, процедуры перевода и увольнения, предоставление отпусков, предоставление гарантий и т.д. Проведение каждой процедуры регулируется трудовым законодательством и некоторыми другими федеральными законами и подзаконными актами.

Процедура оформления на работу считается одной из сложных. Мы насчитали с вами целых , которые нужно провести последовательно, в определенном порядке.

Самые запутанные и не отлаженные процедуры в компаниях – предоставление отпусков и гарантий работникам. Кто, когда и кому пишет заявления, какие документы предоставляет, в какие сроки – все эти вопросы, как правило, не продуманы, не зафиксированы, что часто приводит к нарушениям норм закона.

Самая рискованная процедура – увольнение работника. Нарушение сроков расчета и выдачи трудовой книжки, неправильное оформление документа-основания для издания приказа об увольнении может спровоцировать судебное разбирательство.

Если вы увидели, что процедуры проводятся хаотично, нарушая нормы закона, то вам придется организовывать их правильное проведение. Здесь уже недостаточно одних знаний по кадровому делу, придется включать организаторские способности, мягко и неуклонно поворачивать механизм в нужное русло.

На нашем сайте в рубрике мы очень стараемся рассказывать обо всех кадровых процедурах подробно, но при этом просто, доступно и понятно, обязательно отвечаем на вопросы читателей в комментариях к статьям. Так что не теряйтесь, приступая к работе в новой компании.

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности. При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика. В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации. Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.

Должностные требования, предъявляемые кадровику

Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.

Требования к специалисту отела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации. В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации. Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.

Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

• Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
• Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
• Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
• Управление механизмом поощрения и наказания.
• Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
• Оформление трудовых книжек и договоров.
• Разработка графика и мониторинг его исполнения.
• Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
• Ведение документации для архива.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
• Оформление трудовых книжек и их хранение.
• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
• Работа с архивом.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

• Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
• Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
• Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
• Проведение аттестации и анализа ее итогов.
• Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
• Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
• Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
• Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
• Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

• Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
• Заполненное заявление по образцу.

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

• Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
• Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
• Действующее трудовое законодательство.
• Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
• Правила ведения персональных данных работников.
• Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.

Права специалиста отдела кадров

При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.

Кадровик имеет следующие права:

• Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
• Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
• Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
• Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:

• В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
• В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
• В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:

• Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
• Отсутствие личных дел.
• Отсутствие составленного графика отпусков.
• Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.

Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик

Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?

К положительным можно отнести:

• Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
• Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.

В маленьких организациях могут быть нарушены права сотрудников, отсутствовать соцпакет или официальной оформление. Поэтому, при устройстве на работу, отдавать предпочтение нужно только проверенным компаниям, заботящимся о своих работниках.

• Бумажная работа без особой подвижности.
• Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.
• Работа в офисе.

К негативным следует отнести следующие:

• Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
• Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
• Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
• Монотонность.
• Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
• Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.

Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).

Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.

Заключение

Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.

Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.

В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.

Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.

В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:

Необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

• приема сотрудников;
• увольнения;
• горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
• командировок;
• больничных листов;
• табеля рабочего времени;
• отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
• личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

• ведение воинского учета;
• регламентация трудовых отношений;
• создание и регистрация различных (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
• организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

• распорядительные (приказы личные и производственные);
• подтверждающие трудовую деятельность;
• информационно-расчетные;
• внутренняя переписка;
• журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

• статьей или разделом Трудового кодекса;
• постановлением Госкомстата;
• Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать . Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для .

Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

• показатель текучести кадров;
• статистика по персоналу;
• движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

• Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
• Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
• Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
• Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
• Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Вконтакте